Ergänzung zum Vertrag über die Auftragsbearbeitung: Modul «Verpackungen»

A. Ergänzung Ziff. 2 (Daten und betroffene Personen)

Modul «Verpackungen» (Daten und betroffene Personen). Nutzt der Kunde das Modul, bearbeitet KlarDok zusätzlich:

• Daten (Geschäftsdaten, grundsätzlich keine Personendaten): eine Tabelle mit einer Zeile pro Geschäftsjahr mit den Verpackungsmengen nach 14 Materialien (Glas, Papier/Karton, Eisenmetall, Aluminium, Kunststoff PET, Kunststoff PE, Kunststoff PP, Kunststoff PS, Kunststoff PVC, weitere Kunststoffe, Getränkekartons, Holz, Textilien, Keramik/Porzellan) sowie die Angabe, ob der Umsatz die Schwelle von CHF 1 Mio. überschreitet (ja/nein/unbekannt; kein genauer Umsatz).
• Personendaten: Protokoll: Zeitpunkt, Benutzerkennung und E-Mail-Adresse der handelnden Person, alter und neuer Wert bei Änderungen, Export, Aktivierung und Beendigung des Moduls; bei Einzelunternehmen allenfalls Geschäftsdaten, die einer Person zugeordnet werden können.
• Betroffene Personen: nur die Benutzerinnen und Benutzer des Kundenkontos mit der Rolle «Inhaber» oder «Admin», die sich anmelden und deren Änderungen protokolliert werden.
• Nicht umfasst: Kontaktpersonen, Freitext, Angaben zur Tätigkeit des Unternehmens und das Ergebnis der Ersteinschätzung (wird nur angezeigt, nicht gespeichert); besonders schützenswerte Personendaten.
• Eigene Bearbeitung von KlarDok (nicht Auftragsbearbeitung): Annahme der Zusatzbedingungen, Testphase, Abo und Mitteilungen zum Vertrag an Personen mit der Rolle «Inhaber» (vollständig gespeichert, 10 Jahre; wie Ziff. 3.3).
• Zweck: Erfassung und Übersicht der Mengen, Ersteinschätzung der Schwellenwerte, Export, Nachweis des Kunden (Protokoll).
• Keine Übermittlung an Behörden (BAFU), Branchenorganisationen oder Meldestellen durch KlarDok.

B. Ergänzung Ziff. 11 (Rückgabe und Löschung), neuer Absatz

Moduldaten Verpackungen (Aufbewahrung und Löschung). Abweichend von Ziff. 11.3 werden die Moduldaten auf Weisung des Kunden während der Dauer des Moduls und 5 Jahre nach dessen Ende (Ende des Abonnements bzw. Ende der Testphase ohne Wahl eines Plans) aufbewahrt (Nachweis des Kunden entsprechend Art. 6 Abs. 3 VerpV; Schwellenwerte über zwei aufeinanderfolgende Geschäftsjahre) und innert 30 Tagen nach Ablauf gelöscht. Die Protokolleinträge des Moduls sind von der allgemeinen Löschfrist des Protokolls ausgenommen. Spätestens 30 Tage vor der Löschung informiert KlarDok die Personen mit der Rolle «Inhaber» per E-Mail mit Löschdatum und Link zum Export. Bis zur Löschung können Personen mit der Rolle «Inhaber» oder «Admin» die Moduldaten jederzeit maschinenlesbar exportieren; die Rückgabe erfolgt über diesen Export, jeder Export wird protokolliert. Diese Aufbewahrung gilt nur, solange das Kundenkonto besteht; löscht der Kunde das ganze Kundenkonto, werden die Moduldaten nach Hinweis mit Export-Angebot sofort mitgelöscht. Der Kunde kann einzelne Angaben jederzeit löschen und eine frühere Löschung verlangen.

C. Ergänzung Anhang 1 (Technische und organisatorische Massnahmen)

Bereich	Massnahme
Datensparsamkeit (Modul)	Gespeichert werden nur: pro Geschäftsjahr eine Zeile mit den Mengen der 14 Materialien (Zahlenfelder) und der Angabe zur Umsatzschwelle CHF 1 Mio. (ja/nein/unbekannt), dazu das Protokoll (Zeitpunkt, Benutzerkennung, E-Mail-Adresse, alter und neuer Wert, Export, Aktivierung, Beendigung); nur Zahlen- und Auswahlfelder, keine Freitextfelder, keine Kontaktpersonen, kein genauer Umsatz.
Rollen (Modul)	Zugriff nur für «Inhaber» und «Admin»; Aktivieren und Beenden nur «Inhaber». Serverseitig geprüft.
Protokoll (Modul)	Aktivierung, Beendigung, Änderungen (alter und neuer Wert), Export; mit Zeitpunkt, Benutzerkennung, E-Mail-Adresse. Der Kunde kann das Protokoll einsehen.
Aufbewahrung (Modul)	Dauer des Moduls plus 5 Jahre, Löschung innert 30 Tagen danach; Ankündigung 30 Tage vorher mit Export-Link. Datensicherungen spätestens nach 30 Tagen überschrieben.
Export	Maschinenlesbar, nur «Inhaber» und «Admin», bis zur Löschung; protokolliert.

D. Ergänzung Anhang 2 (Unterauftragsbearbeiter)

Keine neuen Unterauftragsbearbeiter. In der Spalte «Leistung» wird ergänzt:

• Supabase: «… sowie Daten des Moduls ‹Verpackungen› (Mengen nach 14 Materialien pro Geschäftsjahr, Angabe zur Umsatzschwelle, Protokoll)»;
• Vercel: «… einschliesslich Modul ‹Verpackungen›»;
• Resend: «… sowie Mitteilungen zum Vertrag des Moduls an Personen mit der Rolle ‹Inhaber› (eigene Bearbeitung von KlarDok; keine Mengen- oder Umsatzschwellendaten)».

E. Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten

Verzeichnis-Auftragsbearbeiter-Tracker.md, Ziff. 3 um das Modul ergänzen; Ziff. 4 (Drittländer) unverändert.