Datenschutzerklärung

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir gemäss Art. 19 des Schweizer Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG) darüber, welche Personendaten wir im Zusammenhang mit der Website klardok.ch und dem Angebot «KlarDok» bearbeiten, zu welchen Zwecken, an wen wir sie weitergeben und welche Rechte Sie haben.

1. Verantwortliche Stelle

KlarDok Silva (Einzelunternehmen), Inhaber Kevin Silva Teixeira Alves
Unterdorfstrasse 4, 9443 Widnau, Schweiz
E-Mail: info@klardok.ch

Für alle Anliegen zum Datenschutz, einschliesslich der Ausübung Ihrer Rechte, erreichen Sie uns unter info@klardok.ch.

2. Grundsätze: was wir nicht tun

• Wir setzen keine Analyse- oder Tracking-Dienste (z. B. Google Analytics) ausser der cookielosen Besucherstatistik nach Ziff. 3, keine Werbe-Pixel und keine Social-Media-Plugins ein.
• KlarDok selbst setzt keine Cookies. (Auf den Bezahlseiten von Stripe setzt Stripe eigene, für die Zahlung und Betrugsprävention notwendige Cookies, siehe Ziff. 6.)
• Schriftarten werden von unserem eigenen Server ausgeliefert; beim Seitenaufruf wird keine Verbindung zu Google Fonts aufgebaut.
• Wir führen keine Benutzerkonten und kein Newsletter-System.

3. Besuch der Website (Hosting)

Beim Aufruf von klardok.ch verarbeitet unser Hosting-Anbieter Vercel technisch notwendige Zugriffsdaten. Unsere Server-Funktionen (z. B. Firmensuche, Checkout-Schnittstelle) laufen in der Vercel-Region Frankfurt (Deutschland, EU); statische Inhalte werden über das weltweite Content Delivery Network von Vercel vom nächstgelegenen Standort ausgeliefert. Soweit Vercel Inc. (USA) auf Daten zugreifen kann, stützt sich die Übermittlung auf die Standardvertragsklauseln im Data Processing Addendum von Vercel. Verarbeitet werden: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Referrer, Browser- und Geräteangaben. Zweck ist die Auslieferung der Website, die Gewährleistung von Sicherheit und Stabilität (z. B. Abwehr von Angriffen) und die Fehleranalyse. Diese Daten werden von Vercel nur so lange gespeichert, wie es für diese Zwecke nötig ist, und von uns nicht zur Profilbildung ausgewertet.

Besucherstatistik (Vercel Web Analytics): Auf klardok.ch zählen wir Seitenaufrufe mit Vercel Web Analytics von Vercel Inc., USA. Es werden keine Cookies gesetzt. Besucherinnen und Besucher werden nicht über Websites hinweg und nicht über mehrere Tage hinweg verfolgt; zur Zählung innerhalb eines Tages dient ein aus der Anfrage abgeleiteter Hash, der nach 24 Stunden verworfen wird. Erfasst werden insbesondere die aufgerufene Seite, die Herkunftsseite, Geodaten (Land, ggf. Region/Stadt), Gerätetyp sowie Browser und Betriebssystem. Die Auswertung erfolgt zusammengefasst; wir können Sie damit nicht persönlich identifizieren. Für die Übermittlung in die USA gelten die Standardvertragsklauseln; Vercel ist zudem unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Zweck ist die Verbesserung unserer Website.

4. Fragebogen, Selbsteinschätzung und Dokumente

Ihre Antworten im Fragebogen (z. B. Firmenname, verantwortliche Person, Angaben zu Datenkategorien und KI-Einsatz) werden ausschliesslich lokal in Ihrem Browser (localStorage, Schlüssel «klardok-answers-v1») gespeichert. Auswertung (Ampel), Checkliste und Dokument-Vorlagen werden in Ihrem Browser berechnet. Diese Angaben werden nicht an unsere Server oder an Dritte übermittelt, und es findet keine KI-Verarbeitung statt; die Dokumente werden aus Vorlagen erstellt.

Die Daten bleiben gespeichert, bis Sie sie löschen – z. B. über die Browser-Einstellungen («Website-Daten löschen» für klardok.ch). Bitte geben Sie im Fragebogen möglichst keine Personendaten Dritter ein, wenn Sie ein gemeinsam genutztes Gerät verwenden.

5. Transparenzregister-Assistent

Eingaben im Assistenten: Angaben zur Gesellschaft sowie zu den wirtschaftlich berechtigten Personen und zur meldenden Person (z. B. Namen, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Wohnadresse, Beteiligungen, E-Mail-Adresse sowie die Angabe, ob eine AHV-Nummer vorhanden ist) werden ausschliesslich lokal in Ihrem Browser (localStorage, Schlüssel «klardok-transparenzregister-v1») gespeichert. Auswertung, Fristberechnung, PDF-Nachweis und Exporte werden in Ihrem Browser erstellt. Diese Angaben werden nicht an unsere Server und nicht an Behörden übermittelt; die Meldung an das Transparenzregister nehmen Sie selbst via EasyGov.swiss vor. Die AHV-Nummer selbst wird nicht erfasst und nicht gespeichert; der Assistent fragt nur, ob eine vorhanden ist (ja/nein). Auf gemeinsam genutzten Geräten löschen Sie die Eingaben nach Gebrauch.

Firmensuche (UID-Register / Zefix): Wenn Sie die Firmensuche nutzen, sendet Ihr Browser den eingegebenen Suchbegriff (Firmenname oder UID) an unsere Server-Funktion bei Vercel. Diese fragt damit das öffentliche UID-Register des Bundesamts für Statistik (BFS) ab (Webservice uid-wse.admin.ch) oder – sofern bei uns eingerichtet – den Zentralen Firmenindex Zefix des Eidgenössischen Amts für das Handelsregister (EHRA, Bundesamt für Justiz). An diese Bundesstellen in der Schweiz wird nur der Suchbegriff übermittelt, nicht Ihre IP-Adresse oder Ihre übrigen Eingaben. Zurück erhalten wir öffentliche Registerdaten (Firmenname, UID, Rechtsform, Sitz, Adresse), die wir an Ihren Browser weitergeben und nicht speichern. Der Suchbegriff kann in den technischen Zugriffsdaten des Hostings (Ziff. 3) erscheinen.

Freischaltung nach Zahlung: Nach der Rückkehr von Stripe sendet Ihr Browser die Stripe-Session-ID und die UID an unsere Server-Funktion; diese prüft bei Stripe, ob die Zahlung abgeschlossen ist. Die Freischaltung (UID bzw. Firmenname, Plan, Session-ID, Zeitpunkt) wird lokal in Ihrem Browser gespeichert (localStorage, Schlüssel «klardok-tr-unlock-v1»), bis Sie sie löschen.

6. Bestellung und Zahlung (Stripe)

Wenn Sie einen kostenpflichtigen Plan bestellen (KlarDok-Pläne oder Transparenzregister-Assistent), übermittelt Ihr Browser an unsere Server-Funktion den gewählten Plan, den Firmennamen, die UID (falls angegeben) und Ihre Bestätigungen (Bestellung als Unternehmen, AGB akzeptiert), beim Transparenzregister-Assistenten zusätzlich die E-Mail-Adresse der meldenden Person (zur Vorbelegung auf der Bezahlseite). Unsere Server-Funktion erstellt damit bei Stripe eine Checkout-Session; Firmenname, UID, Plan und Bestätigungen werden dabei als Metadaten bei Stripe gespeichert. Danach werden Sie auf die Bezahlseite von Stripe weitergeleitet. Dort geben Sie Ihre Zahlungs- und Kontaktangaben direkt bei Stripe ein; Kartendaten erhalten wir nicht.

Von Stripe erhalten wir die für die Vertragsabwicklung nötigen Angaben (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsadresse, Firmenname, UID, gewählter Plan, Zahlungsstatus, Bestätigungen). Zwecke: Vertragsabschluss und -abwicklung, Abrechnung, Buchhaltung und Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Für die Zahlungsabwicklung ist Stripe weitgehend eigener Verantwortlicher und nicht nur unser Auftragsbearbeiter: Als Zahlungsdienstleister hat Stripe eigene Pflichten, z. B. zur Identifizierung der Kundschaft (KYC), zur Betrugsabwehr und zur Erfüllung regulatorischer Pflichten, und bearbeitet die Daten dafür in eigener Verantwortung. Insoweit gilt die Datenschutzerklärung von Stripe.

7. Kontakt per E-Mail

Wenn Sie uns an info@klardok.ch schreiben, bearbeiten wir Ihre Angaben (E-Mail-Adresse, Name, Inhalt der Nachricht) zur Beantwortung Ihrer Anfrage und gegebenenfalls zur Vertragsabwicklung. Unsere Postfächer (info@klardok.ch und kevinsilva@klardok.ch) werden bei Microsoft 365 geführt, das wir über GoDaddy beziehen. Microsoft bearbeitet die E-Mails als unser Auftragsbearbeiter gemäss dem Data Protection Addendum von Microsoft. Microsoft kann Daten auch ausserhalb der Schweiz und der EU, insbesondere in den USA, bearbeiten. Die Übermittlung stützt sich auf die Standardvertragsklauseln im Data Protection Addendum von Microsoft.

8. Empfänger, Auftragsbearbeiter und Bekanntgabe ins Ausland

Wir geben Personendaten nur an die folgenden Dienstleister und Stellen weiter, die sie in unserem Auftrag bzw. für die genannten Zwecke bearbeiten. Wir verkaufen keine Personendaten. Einzelne Empfänger befinden sich ausserhalb der Schweiz. Bekanntgaben in Staaten ohne angemessenen Datenschutz stützen wir auf die in Art. 16 DSG vorgesehenen Garantien.

Für die KlarDok App und ihre Module gelten zusätzlich die Angaben in der Datenschutzerklärung der KlarDok App, insbesondere zu Supabase und Resend.

Die Länder der EU/des EWR gelten nach Anhang 1 der Datenschutzverordnung (DSV) als Staaten mit angemessenem Datenschutz. Für die USA gilt die Angemessenheit nur für Unternehmen, die unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind; im Übrigen stützen wir uns auf die vom EDÖB anerkannten Standardvertragsklauseln (SCC). Darüber hinaus können Daten an Behörden bekanntgegeben werden, wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind.

9. Aufbewahrung

• Fragebogen-Antworten, Eingaben im Transparenzregister-Assistenten und Freischaltungen: nur in Ihrem Browser, bis Sie sie löschen (siehe Ziff. 4 und 5).
• Technische Zugriffsdaten (Hosting): kurzfristig, nur solange für Betrieb und Sicherheit nötig.
• E-Mail-Korrespondenz: solange für die Bearbeitung der Anfrage und allfällige Nachfragen nötig; geschäftsrelevante Korrespondenz bis zu 10 Jahre.
• Bestell-, Zahlungs- und Buchhaltungsdaten: 10 Jahre gemäss den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (Art. 958f OR).

10. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts insbesondere das Recht auf:

• Auskunft über die von uns bearbeiteten Personendaten (Art. 25 DSG);
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 32 DSG);
• Löschung bzw. Vernichtung, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht;
• Widerspruch gegen bestimmte Bearbeitungen;
• Datenherausgabe bzw. -übertragung (Art. 28 DSG).

Richten Sie Ihr Gesuch bitte an info@klardok.ch. Wir können einen Identitätsnachweis verlangen. Sie haben zudem das Recht, sich beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB, www.edoeb.admin.ch) zu beschweren.

Wir treffen keine automatisierten Einzelentscheidungen im Sinne von Art. 21 DSG. Die Ampel-Auswertung ist eine Selbsteinschätzung auf Basis Ihrer eigenen Angaben und wird nur in Ihrem Browser berechnet.

11. Datensicherheit

Die Website wird ausschliesslich verschlüsselt (HTTPS/TLS) ausgeliefert. Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um Personendaten vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

12. Kundinnen und Kunden aus der EU

Unser Angebot kann auch von Unternehmen aus der EU bzw. dem EWR genutzt werden. Soweit die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) auf unsere Bearbeitung anwendbar ist, stützen wir diese auf folgende Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung und vorvertragliche Massnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Bestellung, Zahlung, Kundenanfragen), rechtliche Verpflichtungen (lit. c, Aufbewahrungspflichten) und berechtigte Interessen (lit. f, sicherer Betrieb der Website, Beantwortung allgemeiner Anfragen). Sie haben die Rechte nach Art. 15 bis 21 DSGVO (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch) sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde in der EU, insbesondere in Ihrem Aufenthalts- oder Arbeitsstaat. Die Schweiz verfügt über einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission.

13. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Datenbearbeitungen ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung. Siehe auch unsere AGB und das Impressum.

Stand: 12. Oktober 2026