Allgemeine Geschäftsbedingungen für die KlarDok App

Hilfsmittel zur Dokumentation, keine Rechts- oder Sozialversicherungsberatung. Massgebend sind die Entscheide der zuständigen Behörden.

1. Anbieterin und Geltungsbereich

1.1 Anbieterin der KlarDok App (nachfolgend «KlarDok» oder «wir») ist:

KlarDok Silva
Einzelunternehmen, Inhaber: Kevin Silva Teixeira Alves
Unterdorfstrasse 4
9443 Widnau, Schweiz
E-Mail: info@klardok.ch

1.1a Zahlungsabwicklung. Vertragspartnerin des Kunden ist ausschliesslich KlarDok Silva. Die Zahlungen werden über den Zahlungsdienstleister Stripe abgewickelt, und zwar über ein Stripe-Konto, das Rosana Cristina Leitner als gesetzliche Vertreterin des Inhabers im Namen und auf Rechnung von KlarDok Silva führt. Auf Kontoauszügen erscheint die Bezeichnung KLARDOK.

1.2 Diese AGB gelten für alle Verträge über die Nutzung der KlarDok App zwischen KlarDok und den Kundinnen und Kunden (nachfolgend «Kunde»).

1.3 Nur für Unternehmen (B2B). Das Angebot richtet sich ausschliesslich an Arbeitgeber mit Sitz in der Schweiz oder in Liechtenstein, die im Rahmen ihrer geschäftlichen Tätigkeit bestellen. Konsumentinnen und Konsumenten sind vom Vertragsschluss ausgeschlossen. Mit der Registrierung bzw. der Bestellung bestätigt der Kunde, als Unternehmen zu handeln.

1.4 Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nur, wenn wir ihnen ausdrücklich schriftlich zustimmen.

2. Leistungsbeschreibung

2.1 Die KlarDok App ist ein Web-Werkzeug für Arbeitgeber mit Mitarbeitenden, die in Österreich wohnen und in der Schweiz bzw. in Liechtenstein arbeiten. Sie umfasst:

• Selbsterfassung: Die Mitarbeitenden geben einmal pro Tag selbst an, wo sie gearbeitet haben (Büro, Homeoffice, Unterwegs, Abwesend; ohne Angabe des Grundes). Mitarbeitende können ihre eigenen Einträge korrigieren; jede Änderung wird protokolliert. Es gibt keine automatische Ortung (kein GPS) und keine Arbeitszeiterfassung.
• Ampel: Berechnung des Homeoffice-Anteils aus diesen Einträgen über die letzten 12 Monate; Tage mit «Abwesend» zählen nicht mit. Grün unter 25 %, Gelb ab 25 %, Warnung ab 40 % Homeoffice. Die Warnung ab 40 % ist ein Vorwarnwert; nach dem multilateralen Rahmenübereinkommen über grenzüberschreitende Telearbeit (in Kraft seit 01.07.2023) ist ein Anteil von unter 50 % massgebend, damit auf Antrag weiterhin die Sozialversicherung des Arbeitgeberstaats gilt.
• Erinnerungen vor Ablauf von A1-Bescheinigungen bzw. Ausnahmebestätigungen, gestützt auf die vom Kunden eingegebenen Gültigkeitsdaten. Erinnerungen erscheinen nur im Werkzeug; Erinnerungs-E-Mails zu A1-Fristen werden nicht versendet. Per E-Mail versendet KlarDok nur Anmelde- und Einladungslinks sowie Mitteilungen zum Vertrag an die Personen mit der Rolle «Inhaber» (Mitteilung über die Verfügbarkeit des Abonnements nach Ziff. 5.2, Erinnerung vor Ende der Testphase nach Ziff. 5.3, Mitteilung bei fehlgeschlagener Zahlung nach Ziff. 5.7a, Mitteilungen nach Ziff. 5.4 und Ziff. 11). Zusätzlich sendet Stripe im Namen von KlarDok Silva Zahlungsbelege und Rechnungen per E-Mail an die Person mit der Rolle «Inhaber», die das Abonnement abgeschlossen und das Zahlungsmittel hinterlegt hat, sowie gegebenenfalls Hinweise zu fehlgeschlagenen Zahlungen; diese E-Mails kommen von Stripe. Diese E-Mails kommen von der Absenderadresse noreply@klardok.ch; Antworten an diese Adresse werden nicht gelesen. Anfragen und Mitteilungen des Kunden richtet dieser an info@klardok.ch.
• Export und Import: Export der Einträge und Werte für die Lohnbuchhaltung (CSV pro Monat, ohne Freitext) sowie Export der Daten des Kundenkontos als JSON-Datei in einem maschinenlesbaren Format (Datenportabilität). Einen JSON-Export kann der Kunde wieder in die KlarDok App importieren. Export und Import stehen nur Personen mit der Rolle «Inhaber» oder «Admin» zur Verfügung (Ziff. 4.4).

2.2 Benutzerkonten und Speicherung. Die KlarDok App arbeitet mit Benutzerkonten und Anmeldung per E-Mail-Link; die Daten werden in der Datenbank von KlarDok gespeichert. Für die Daten der Mitarbeitenden gilt zusätzlich der Vertrag über die Auftragsbearbeitung (Ziff. 9.2).

2.3 Wir können den Funktionsumfang weiterentwickeln, sofern der vertraglich vereinbarte Kernnutzen erhalten bleibt. Als «bald» gekennzeichnete Funktionen sind nicht geschuldet, bis sie verfügbar sind.

3. Keine Beratung, Verantwortung des Kunden

3.1 Nur Zahlen und Erinnerungen. Die KlarDok App ist ein Hilfsmittel zur Dokumentation. Sie liefert Berechnungen und Erinnerungen auf Basis der Einträge. KlarDok erbringt keine Beratung in Sozialversicherungs-, Steuer- oder Arbeitsrecht und keine Rechtsberatung. Es entsteht kein Mandatsverhältnis.

3.2 Keine Entscheidung über das anwendbare Recht. Die Ampel ist keine Feststellung, welches Sozialversicherungs- oder Steuerrecht anwendbar ist. Massgebend sind die Entscheide der zuständigen Behörden und Sozialversicherungsträger. Steuerliche Fragen (z. B. Grenzgängerbesteuerung) und andere Regeln zur Unterstellung (z. B. bei Tätigkeiten in mehreren Staaten) bildet das Werkzeug nicht ab.

3.3 A1 und Ausnahmevereinbarungen. Der Kunde bleibt allein dafür verantwortlich, die Unterstellung seiner Mitarbeitenden zu prüfen, A1-Bescheinigungen und Ausnahmevereinbarungen rechtzeitig zu beantragen und zu verlängern, die Gültigkeitsdaten richtig zu erfassen und die Ergebnisse vor der Verwendung (z. B. in der Lohnbuchhaltung) zu prüfen. Erinnerungen und Ampel entbinden ihn nicht davon, Fristen und Schwellenwerte selbst zu überwachen.

3.4 Richtigkeit der Einträge. Die Ergebnisse sind nur so richtig wie die Einträge. KlarDok prüft die Einträge nicht.

4. Pflichten des Kunden

4.1 Der Kunde setzt die KlarDok App nur für die Zwecke nach Ziff. 2.1 ein, informiert seine Mitarbeitenden vorgängig (Muster-Infoblatt von KlarDok) und hält das für ihn geltende Datenschutz- und Arbeitsrecht ein.

4.2 Der Kunde verwendet die KlarDok App nicht zur Überwachung des Verhaltens oder der Leistung seiner Mitarbeitenden (vgl. Art. 26 ArGV 3).

4.3 Der Kunde hält allfällige Zugangsdaten geheim und nutzt die KlarDok App nicht missbräuchlich oder rechtswidrig.

4.4 Rollen. Es gibt die Rollen «Inhaber», «Admin» und «Mitarbeitende». «Inhaber» hat die Rechte von «Admin» und verwaltet zusätzlich Abonnement und Zahlung, ändert den Firmennamen des Kundenkontos, ernennt und entfernt Admins, ändert die Login-E-Mail-Adresse von Admins und anderen Inhabern, kann Admins und andere Inhaber abmelden (alle ihre Sitzungen beenden) und kann das gesamte Kundenkonto löschen. Admins können nur bei Personen mit der Rolle «Mitarbeitende» die Login-E-Mail-Adresse ändern und die Sitzungen beenden, nicht bei anderen Admins oder bei Inhabern; Admins können Inhaber zudem weder bearbeiten noch entfernen. Sich selbst abmelden («Abmelden», «Auf allen Geräten abmelden») kann jede Person. Export und Import (CSV, JSON) können nur Inhaber und Admins nutzen, nicht Mitarbeitende. Jede Person, gleich welcher Rolle, kann ihre eigene Login-E-Mail-Adresse ändern; danach werden alle ihre Sitzungen beendet, und sie muss sich neu anmelden. Jedes Kundenkonto hat stets mindestens einen Inhaber. Der Kunde vergibt die Rollen nur an befugte Personen und entfernt Zugänge ausgeschiedener Personen umgehend. Der Kunde sorgt durch die Personen mit der Rolle «Inhaber» dafür, dass die Zugänge zum Kundenkonto jederzeit korrekt sind, insbesondere Rollen, Login-E-Mail-Adressen und Sitzungen von Admins und Inhabern. Handlungen, die über die Konten des Kunden vorgenommen werden, gelten als Handlungen des Kunden.

5. Vertragsschluss, Testphase, Preise und Zahlung

5.1 Die Darstellung der Pläne auf der Website ist kein verbindliches Angebot. Bei der Registrierung gibt der Kunde den Firmennamen an, bestätigt, als Unternehmen zu handeln, und akzeptiert diese AGB. Mit der Registrierung kommt der Vertrag über die kostenlose Testphase zustande (Ziff. 5.2). Der Vertrag über das kostenpflichtige Abonnement kommt erst zustande, wenn der Kunde das Abonnement aktiv wählt und bei Stripe ein Zahlungsmittel hinterlegt (Abschluss des Bezahlvorgangs).

5.2 Kostenlose Testphase. Die ersten 30 Tage ab der Registrierung sind kostenlos. Solange KlarDok kein kostenpflichtiges Abonnement anbietet, verlängert sich die Testphase automatisch und kostenlos. Sobald das Abonnement verfügbar ist, informieren wir die Personen mit der Rolle «Inhaber» per E-Mail; die Testphase endet dann frühestens 30 Tage nach dieser Mitteilung. Die Testphase geht nicht von selbst in ein kostenpflichtiges Abonnement über: Das kostenpflichtige Abonnement beginnt nach Ablauf der Testphase nur, wenn der Kunde es aktiv gewählt und ein Zahlungsmittel hinterlegt hat. Ohne hinterlegtes Zahlungsmittel belasten wir nichts. Wählt der Kunde das Abonnement schon während der Testphase, beginnt die Zahlungspflicht erst nach deren Ablauf.

5.3 Erinnerung vor Ende der Testphase. Sobald KlarDok das kostenpflichtige Abonnement anbietet (Ziff. 5.2), gilt: Etwa 7 Tage vor Ende der Testphase senden wir allen Personen mit der Rolle «Inhaber» eine E-Mail, auch wenn der Kunde das Abonnement bereits gewählt hat. Hat der Kunde das Abonnement gewählt, nennt die E-Mail das Enddatum der Testphase, den Preis nach der aktuellen Zahl aktiver Personen (Ziff. 5.5) und das Datum der ersten Belastung. Hat er es nicht gewählt, nennt sie das Enddatum, die Preise und den Hinweis, dass das Kundenkonto ohne Wahl nach Ablauf der Testphase pausiert und nach Ziff. 5.4 gelöscht wird.

5.4 Ende der Testphase ohne Abonnement; Ende des Abonnements. Diese Ziffer gilt erst, wenn KlarDok das kostenpflichtige Abonnement anbietet und die Testphase nach Ziff. 5.2 abgelaufen ist; bis dahin wird das Kundenkonto weder pausiert noch gelöscht. Hat der Kunde bis zum Ende der Testphase kein kostenpflichtiges Abonnement gewählt, wird das Kundenkonto pausiert, und der Vertrag gilt mit Ablauf der Testphase als beendet. Während der Pause können sich die Personen des Kunden weiterhin anmelden und die Daten ansehen und exportieren, aber keine Einträge mehr erfassen oder ändern. Während 30 Tagen nach Ende der Testphase kann der Kunde seine Daten noch exportieren (Ziff. 6.4) oder ein Abonnement abschliessen; im zweiten Fall wird das Kundenkonto mit den bestehenden Daten wieder freigegeben. Andernfalls werden die Daten nach Ablauf dieser 30 Tage gelöscht (Ziff. 11.3 des Vertrags über die Auftragsbearbeitung).

Endet ein kostenpflichtiges Abonnement (durch Kündigung oder nach fehlgeschlagener Zahlung, Ziff. 5.7a), wird das Kundenkonto ab diesem Tag pausiert (gleiche Wirkung wie oben) und 30 Tage danach gelöscht, sofern der Kunde nicht vorher wieder ein Abonnement abschliesst. Schliesst der Kunde während der Pause ein Abonnement ab, beginnt dieses sofort; der laufende Monat wird anteilig berechnet. Nutzt der Kunde das Modul «Stellenmeldepflicht-Wächter», wird das Kundenkonto erst gelöscht, wenn die Personen mit der Rolle «Inhaber» mindestens 30 Tage vorher eine E-Mail mit Löschdatum und Export-Link erhalten haben (Ziff. 7.5 der Zusatzbedingungen); die Löschung kann sich dadurch verschieben.

5.5 Preise. Es gelten die zum Zeitpunkt der Bestellung unter klardok.ch/app angegebenen Preise in Schweizer Franken (CHF). Das Abonnement kostet pro Monat:

• für die ersten 7 aktiven Personen zusammen pauschal CHF 29;
• von der 8. bis zur 100. aktiven Person CHF 4 pro Person;
• von der 101. bis zur 500. aktiven Person CHF 3 pro Person;
• ab der 501. aktiven Person CHF 2 pro Person.

Der tiefere Preis gilt jeweils nur für die Personen innerhalb der betreffenden Stufe, nicht rückwirkend für alle Personen. Beispiele: Bei 10 aktiven Personen kostet das Abonnement CHF 29 + 3 × CHF 4 = CHF 41 pro Monat; bei 150 aktiven Personen CHF 29 + 93 × CHF 4 + 50 × CHF 3 = CHF 551 pro Monat; bei 1000 aktiven Personen CHF 29 + 93 × CHF 4 + 400 × CHF 3 + 500 × CHF 2 = CHF 2'601 pro Monat.

Es wird keine Mehrwertsteuer (MWST) erhoben, weil KlarDok Silva derzeit nicht mehrwertsteuerpflichtig ist; die angegebenen Preise sind Endpreise. Wird KlarDok Silva mehrwertsteuerpflichtig, kommt die MWST zum jeweils geltenden gesetzlichen Satz zu den Preisen hinzu. Wir teilen dies mindestens 30 Tage vorher per E-Mail mit; der Kunde kann auf diesen Zeitpunkt hin kündigen (Ziff. 5.8).

5.5a Angebot auf Anfrage. Kunden mit 200 oder mehr aktiven Personen können ein individuelles Angebot verlangen (Anfrage an info@klardok.ch). Ein solches Angebot erfolgt schriftlich (E-Mail genügt) und regelt nur den Preis und allenfalls die Abrechnungsweise; im Übrigen gelten diese AGB und der Vertrag über die Auftragsbearbeitung. Abweichende Vereinbarungen, insbesondere Vertragsbedingungen des Kunden, gelten nur, wenn KlarDok Silva ihnen schriftlich zugestimmt hat.

5.6 Aktive Personen. Als aktive Person gilt jede Person, die ihre Einladung angenommen und sich mindestens einmal angemeldet hat, unabhängig von ihrer Rolle («Inhaber», «Admin» oder «Mitarbeitende»); entfernte Personen zählen nach Ziff. 5.7 nicht mehr. Offene Einladungen zählen nicht.

5.7 Abrechnung und Zahlung. Das Abonnement wird pro Kalendermonat im Voraus über den Zahlungsdienstleister Stripe abgerechnet, jeweils am 1. des Monats, und dem hinterlegten Zahlungsmittel belastet; es gelten ergänzend die Bedingungen von Stripe. Der erste Monat nach der Testphase wird anteilig berechnet, einschliesslich der Pauschale. Kommen im Laufe eines Monats Personen hinzu, wird nur dann nachbelastet, wenn die Gesamtzahl aktiver Personen dadurch 7 übersteigt; dann wird jede hinzugekommene Person ab der 8. aktiven Person anteilig für den Rest des Monats zum Preis ihrer Stufe (Ziff. 5.5) mit der nächsten Rechnung belastet. Entfernte Personen zählen ab dem folgenden Monat nicht mehr; für den laufenden Monat wird nichts zurückerstattet.

5.7a Fehlgeschlagene Zahlung. Kann eine Zahlung nicht belastet werden, versucht Stripe die Belastung in den folgenden Tagen mehrmals erneut. KlarDok informiert alle Personen mit der Rolle «Inhaber» per E-Mail und in der KlarDok App; der Kunde kann das Zahlungsmittel in der App (Kundenportal von Stripe) ändern. Bleibt die Zahlung auch nach dem letzten Versuch aus, endet das Abonnement, und das Kundenkonto wird nach Ziff. 5.4 pausiert. Es werden keine Mahngebühren oder Verzugszuschläge erhoben. Der geschuldete Betrag für die bereits genutzte Zeit bleibt vorbehalten.

5.8 Preisänderungen kündigen wir mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten per E-Mail an; der Kunde kann auf das Inkrafttreten hin kündigen (Ziff. 11).

6. Laufzeit und Kündigung

6.1 Das kostenpflichtige Abonnement ist ein Monatsabonnement. Es verlängert sich jeweils automatisch um einen weiteren Monat, solange es nicht gekündigt wird.

6.2 Beide Parteien können das Abonnement jederzeit auf Ende des laufenden Kalendermonats kündigen. Der Kunde kündigt in der KlarDok App über das Kundenportal von Stripe (Person mit der Rolle «Inhaber») oder per E-Mail an info@klardok.ch. Das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt vorbehalten.

6.3 Bereits bezahlte Beträge werden, soweit gesetzlich zulässig, nicht anteilig zurückerstattet; vorbehalten bleibt Ziff. 7.2 des Vertrags über die Auftragsbearbeitung. Löscht der Kunde sein Kundenkonto während eines laufenden Abonnements, endet dieses sofort, ohne Rückerstattung und ohne Schlussrechnung.

6.4 Vor Vertragsende exportiert der Kunde seine Daten (als CSV oder JSON, Ziff. 2.1). Es gilt die Frist von 30 Tagen nach dem Vertrag über die Auftragsbearbeitung, auch wenn die Testphase ohne Abonnement endet (Ziff. 5.4).

7. Verfügbarkeit

Wir bemühen uns um eine hohe Verfügbarkeit, schulden jedoch keine ununterbrochene oder bestimmte Verfügbarkeit. Wartungen, Störungen bei Drittanbietern (z. B. Hosting, Zahlungsdienst, E-Mail-Versand) oder höhere Gewalt können zu Unterbrüchen führen; Erinnerungen können dadurch verspätet oder gar nicht erfolgen. Der Kunde plant Anträge und Fristen so, dass ein Unterbruch keine Frist gefährdet.

8. Haftung

8.1 KlarDok haftet für Schäden, die durch Absicht oder grobe Fahrlässigkeit verursacht werden, unbeschränkt nach den gesetzlichen Bestimmungen. Diese Haftung kann nach Art. 100 Abs. 1 OR nicht im Voraus wegbedungen werden.

8.2 Für leichte Fahrlässigkeit ist die Haftung – soweit nach Art. 100 OR zulässig – der Höhe nach beschränkt auf die Beträge, die der Kunde in den letzten 12 Monaten vor dem schädigenden Ereignis an KlarDok Silva für die KlarDok App bezahlt hat.

8.3 Soweit gesetzlich zulässig, ist insbesondere die Haftung ausgeschlossen für indirekte Schäden und Folgeschäden, entgangenen Gewinn, Datenverlust, Nachforderungen von Sozialversicherungsbeiträgen oder Steuern, Bussen, Verzugszinsen sowie Ansprüche Dritter, die darauf beruhen, dass der Kunde Einträge, Ampel, Erinnerungen oder Exporte ohne eigene Prüfung verwendet oder Anträge nicht oder verspätet gestellt hat. Ziff. 8.1 bleibt vorbehalten.

8.4 Die Haftung für Hilfspersonen ist im gleichen Umfang beschränkt, soweit gesetzlich zulässig (vgl. Art. 101 OR).

8.5 Zwingende gesetzliche Haftungsbestimmungen (z. B. für Personenschäden oder nach dem Datenschutzrecht) bleiben vorbehalten.

9. Datenschutz

9.1 Informationen zur Bearbeitung von Personendaten finden sich in der Datenschutzerklärung für die KlarDok App.

9.2 Der Kunde ist für die Daten seiner Mitarbeitenden verantwortlich; KlarDok bearbeitet sie als Auftragsbearbeiter. Bestandteil des Vertrags ist der Vertrag über die Auftragsbearbeitung nach Art. 9 DSG und Art. 28 DSGVO. Der Kunde akzeptiert ihn elektronisch bei der Registrierung bzw. im Bestellprozess; alternativ kann er unterzeichnet werden. Bei Widersprüchen geht er diesen AGB vor, soweit es um Personendaten geht.

10. Geistiges Eigentum

Die Software und Inhalte der KlarDok App bleiben unser geistiges Eigentum bzw. das unserer Lizenzgeber. Der Kunde erhält für die Vertragsdauer ein nicht übertragbares, nicht exklusives Recht zur Nutzung für eigene betriebliche Zwecke. Exporte darf der Kunde unbefristet verwenden.

11. Änderungen der AGB

Wir können diese AGB und die Preise anpassen. Änderungen werden dem Kunden per E-Mail mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten mitgeteilt. Preiserhöhungen werden in der Mitteilung ausdrücklich als solche bezeichnet, unter Angabe des bisherigen und des neuen Preises und des Zeitpunkts, ab dem der neue Preis gilt. Der Kunde kann bis zum Inkrafttreten auf diesen Zeitpunkt kündigen; kündigt er nicht oder nutzt er die KlarDok App weiter, gelten die Änderungen als genehmigt. Auf diese Folge weisen wir in der Mitteilung hin.

12. Schlussbestimmungen

12.1 Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Die unwirksame Bestimmung wird durch eine zulässige Regelung ersetzt, die dem wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt.

12.2 Es gilt Schweizer Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG) und der Kollisionsnormen.

12.3 Ausschliesslicher Gerichtsstand ist der Sitz von KlarDok Silva in Widnau (SG), Schweiz, auch für Kunden mit Sitz in Liechtenstein, soweit nicht zwingende gesetzliche Bestimmungen einen anderen Gerichtsstand vorsehen.