Datenschutzerklärung für die KlarDok App

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir gemäss Art. 19 des Schweizer Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG) und Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, welche Personendaten wir im Zusammenhang mit der KlarDok App bearbeiten, zu welchen Zwecken, an wen wir sie weitergeben und welche Rechte Sie haben.

1. Anbieterin

KlarDok Silva (Einzelunternehmen), Inhaber Kevin Silva Teixeira Alves
Unterdorfstrasse 4, 9443 Widnau, Schweiz
E-Mail: info@klardok.ch

2. Wer ist verantwortlich?

Daten der Mitarbeitenden (Arbeitsort, A1-Fristen, Benutzerkonten der Mitarbeitenden): Verantwortlich ist der Arbeitgeber, der die KlarDok App einsetzt. Wir bearbeiten diese Daten nur in seinem Auftrag und nach seinen Weisungen, gestützt auf einen Vertrag über die Auftragsbearbeitung nach Art. 9 DSG bzw. Art. 28 DSGVO, und verwenden sie für keine eigenen Zwecke. Informationen dazu erhalten Mitarbeitende von ihrem Arbeitgeber (Infoblatt). Anfragen, die uns erreichen, leiten wir an den Arbeitgeber weiter.

Daten des Kundenkontos und der Abrechnung: Dafür sind wir verantwortlich (Ziff. 4 bis 6 und 8).

3. Grundsätze: was wir nicht tun

• Keine Ortung: kein GPS, keine IP-basierte Standortbestimmung, keine automatische Erfassung des Arbeitsorts. Mitarbeitende geben ihren Arbeitsort selbst ein, einmal pro Tag, mit einem von vier Werten (Büro, Homeoffice, Unterwegs, Abwesend).
• Keine Verhaltens- oder Leistungsüberwachung, keine Arbeitszeiterfassung, keine Gesundheitsdaten, keine Gründe für Abwesenheiten, keine Freitextfelder.
• Keine Passwörter. Die Anmeldung erfolgt nur per E-Mail-Link (Ziff. 5).
• Keine Analyse- oder Tracking-Dienste, keine Werbe-Pixel, keine Social-Media-Plugins. Cookies nur, soweit technisch notwendig (Sitzungs-Cookie, Ziff. 5).
• Wir verkaufen keine Personendaten und verwenden sie nicht zum Training von KI-Modellen.

4. Besuch der Website (Hosting)

Beim Aufruf von klardok.ch/app verarbeitet unser Hosting-Anbieter Vercel technisch notwendige Zugriffsdaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Referrer, Browser- und Geräteangaben. Unsere Server-Funktionen laufen in der Vercel-Region Frankfurt (Deutschland, EU, «fra1»); statische Inhalte werden über das weltweite Content Delivery Network von Vercel ausgeliefert. Zweck ist die Auslieferung der Website, die Sicherheit und Stabilität und die Fehleranalyse. Diese Daten werden nur so lange gespeichert, wie es dafür nötig ist, und nicht zur Profilbildung ausgewertet.

5. Kundenkonto und Anmeldung

Für das Kundenkonto bearbeiten wir in eigener Verantwortung: Firmenname, UID (falls angegeben), Name und geschäftliche E-Mail-Adresse der Kontaktperson und der Personen mit der Rolle «Inhaber» oder «Admin», Zeitpunkt der Kontoerstellung sowie Zeitpunkt und Version der Annahme von AGB und Vertrag über die Auftragsbearbeitung. Zweck ist die Bereitstellung des Kontos, die Vertragsabwicklung und die Kommunikation mit Ihnen.

Anmeldung ohne Passwort. Sie melden sich mit einem Link an, den wir von noreply@klardok.ch an Ihre E-Mail-Adresse senden. Der Link ist 15 Minuten gültig und nur einmal verwendbar. Neue Mitarbeitende erhalten einen Einladungslink; er ist 72 Stunden gültig und nur einmal verwendbar. Personen mit der Rolle «Inhaber» oder «Admin» können Einladungen widerrufen und neu senden. Den Personen mit der Rolle «Inhaber» senden wir ausserdem E-Mails zum Vertrag, nämlich die Mitteilung, sobald das kostenpflichtige Abonnement verfügbar ist, etwa 7 Tage vor Ende der kostenlosen Testphase eine Erinnerung mit dem Preis des Abonnements sowie Mitteilungen zu Preis- und AGB-Änderungen. Alle diese E-Mails versendet die KlarDok App selbst mit der Absenderadresse noreply@klardok.ch über den E-Mail-Versanddienst Resend (Ziff. 9), nicht über Stripe. Antworten an noreply@klardok.ch werden nicht gelesen; Antworten auf unsere E-Mails gehen an info@klardok.ch. Von Login- und Einladungs-Mails behalten wir keine Kopie. Von Mitteilungen zum Vertrag (Verfügbarkeit des Abonnements, Erinnerung vor Ende der Testphase, Preis- und AGB-Änderungen) speichert die KlarDok App als Nachweis den vollständigen Text mit Zeitpunkt, Empfänger und Kennung der E-Mail (Message-ID) in ihrer Datenbank. Diese Bearbeitung erfolgt in eigener Verantwortung (Kontodaten); Zweck ist der Nachweis der Mitteilung gegenüber dem Kunden. Andere E-Mails, etwa Erinnerungen an A1-Fristen, versenden wir nicht.

Rollen. Es gibt drei Rollen: «Mitarbeitende» erfassen und korrigieren ihre eigenen Einträge; «Admin» verwaltet Mitarbeitende, Einladungen und A1-Fristen, nutzt Export und Import (CSV, JSON) und kann bei Personen mit der Rolle «Mitarbeitende» die Login-E-Mail-Adresse ändern und ihre Sitzungen beenden; «Inhaber» hat dieselben Rechte und verwaltet zusätzlich Abonnement und Zahlung, ändert den Firmennamen, ernennt und entfernt Admins, ändert die Login-E-Mail-Adresse von Admins und anderen Inhabern, kann diese abmelden (ihre Sitzungen beenden) und kann das gesamte Kundenkonto löschen. Bei anderen Admins und bei Inhabern können Admins weder die Login-E-Mail-Adresse ändern noch Sitzungen beenden; Admins können Inhaber zudem weder bearbeiten noch entfernen. Export und Import stehen nur «Inhaber» und «Admin» offen, nicht «Mitarbeitende». Jede Person kann ihre eigene Login-E-Mail-Adresse ändern; danach enden alle ihre Sitzungen, und sie muss sich neu anmelden. Jedes Kundenkonto hat stets mindestens einen Inhaber; die Inhaber sind beim Kunden dafür verantwortlich, dass die Zugänge zum Kundenkonto korrekt sind.

Sitzungs-Cookie. Nach der Anmeldung setzen wir ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie. Es gilt für Mitarbeitende 30 Tage, verlängert sich bei jeder Nutzung und endet spätestens nach 90 Tagen; für die Rollen «Inhaber» und «Admin» gilt es 12 Stunden. Mit «Abmelden» wird es sofort gelöscht; mit «Auf allen Geräten abmelden» enden alle Ihre Sitzungen. Wird eine Person entfernt oder ihre Login-E-Mail-Adresse (auch durch sie selbst) oder Rolle geändert, enden alle ihre Sitzungen. Das Cookie enthält nur eine zufällige Kennung, ist für Skripte nicht lesbar (HttpOnly), wird nur verschlüsselt übertragen (Secure) und wird nicht für Analyse oder Werbung verwendet. Wenn Sie Cookies blockieren, ist keine Anmeldung möglich.

Anmelde- und Einladungslinks sowie Sitzungskennungen speichern wir nur als Hash. IP-Adressen und Geräteangaben speichern wir zur Sitzung nicht. Zum Schutz vor Missbrauch begrenzen wir die Zahl der Anmeldeversuche; dafür speichern wir kurzzeitig pseudonymisierte Zähler (HMAC von E-Mail- bzw. IP-Adresse), die nach einem Tag gelöscht werden.

Protokoll. Jede Änderung eines Eintrags wird protokolliert (wer, wann, alter und neuer Wert), damit Korrekturen nachvollziehbar sind; ebenso Änderungen an Personen, Konten, Rollen, Einladungen und Sitzungen sowie Exporte und Importe. Das Protokoll zu einem Eintrag bzw. einer Person wird so lange aufbewahrt wie der Eintrag bzw. die Person; Protokolleinträge zum Kundenkonto werden mit dem Kundenkonto gelöscht. Das Protokoll der Mitteilungen zum Vertrag (Empfängerin oder Empfänger, Mitteilung, Zeitpunkt) führen wir in eigener Verantwortung (siehe oben).

6. Bestellung und Zahlung (Stripe)

Stripe ist erst beteiligt, wenn eine Person mit der Rolle «Inhaber» ein kostenpflichtiges Abonnement der KlarDok App oder des Moduls «Stellenmeldepflicht-Wächter» wählt und ein Zahlungsmittel hinterlegt; das kann bereits während der Testphase geschehen (belastet wird erst nach deren Ende). Vorher erhält Stripe keine Daten von uns. Wir übermitteln an Stripe den Firmennamen, die E-Mail-Adresse der Person, die das Abonnement abschliesst, eine interne Kundennummer, den gewählten Plan und die für die Abrechnung massgebende Zahl aktiver Personen. Ihre Zahlungs- und Rechnungsangaben geben Sie direkt bei Stripe ein; Kartendaten erhalten wir nicht. Von Stripe erhalten wir die für die Vertragsabwicklung nötigen Angaben (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsadresse, Firmenname, Plan, Zahlungsstatus, Rechnungen). Stripe sendet Zahlungsbelege, Rechnungen und Hinweise zu fehlgeschlagenen Zahlungen direkt an diese E-Mail-Adresse. Zwecke: Vertragsabschluss und -abwicklung, Abrechnung, Buchhaltung und Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Für die Zahlungsabwicklung ist Stripe weitgehend eigener Verantwortlicher (z. B. für Identifizierung der Kundschaft und Betrugsabwehr); insoweit gilt die Datenschutzerklärung von Stripe.

Stripe-Konto. Das Stripe-Konto führt Rosana Cristina Leitner als gesetzliche Vertreterin des Inhabers im Namen und auf Rechnung von KlarDok Silva; sie hat insoweit Zugriff auf die Zahlungs- und Rechnungsdaten bei Stripe und ist zur Vertraulichkeit verpflichtet. Verantwortlich bleibt KlarDok Silva. Auf Kontoauszügen erscheint die Bezeichnung «KLARDOK».

7. Daten der Mitarbeitenden (im Auftrag des Arbeitgebers)

Im Auftrag des Arbeitgebers bearbeiten wir: Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Wohnsitzstaat, Beschäftigungsgrad, Rolle, pro Arbeitstag einen Eintrag zum Arbeitsort (Büro / Homeoffice / Unterwegs / Abwesend, ohne Angabe des Grundes), Gültigkeitsdaten der A1-Bescheinigung bzw. Ausnahmebestätigung, daraus berechnete Werte (Homeoffice-Anteil, Ampel, Erinnerungen) sowie das Protokoll (Ziff. 5). Mitarbeitende können ihre eigenen Einträge selbst korrigieren. Zweck ist ausschliesslich die Einhaltung sozialversicherungsrechtlicher Pflichten und die Lohnverarbeitung (Export als CSV pro Monat). Personen mit der Rolle «Inhaber» oder «Admin» können die Daten zudem als JSON-Datei exportieren und einen JSON-Export wieder importieren (Datenportabilität). Die Daten werden auf unseren Server-Funktionen in Frankfurt (EU) verarbeitet und bei Supabase in der EU (Irland) gespeichert. Login- und Einladungs-Mails versenden wir über den E-Mail-Versanddienst Resend (Ziff. 9) von noreply@klardok.ch; wir behalten davon keine Kopie. Erinnerungen an A1-Fristen erscheinen nur in der KlarDok App; Erinnerungs-E-Mails versenden wir nicht. Für Rechtsgrundlage, Aufbewahrungsdauer innerhalb des Vertrags und Rechte der Mitarbeitenden ist der Arbeitgeber zuständig.

8. Kontakt per E-Mail

Wenn Sie uns an info@klardok.ch schreiben, bearbeiten wir Ihre Angaben (E-Mail-Adresse, Name, Inhalt der Nachricht) zur Beantwortung der Anfrage und gegebenenfalls zur Vertragsabwicklung. Unser Postfach wird bei Microsoft 365 geführt, das wir über GoDaddy beziehen. Microsoft bearbeitet die E-Mails als unser Auftragsbearbeiter gemäss dem Data Protection Addendum von Microsoft und kann Daten auch ausserhalb der Schweiz und der EU, insbesondere in den USA, bearbeiten. Die Übermittlung stützt sich auf die Standardvertragsklauseln im Data Protection Addendum von Microsoft. Bitte senden Sie uns keine Daten von Mitarbeitenden per E-Mail.

9. Empfänger und Bekanntgabe ins Ausland

Empfänger	Zweck / Daten	Land	Grundlage der Übermittlung
Supabase Inc. (USA)	Datenbank: Speicherung der Daten nach Ziff. 5 und 7, Datensicherung	Irland (EU), Region Dublin (AWS eu-west-1); ein Zugriff durch Supabase Inc. aus den USA ist möglich	Irland: Staat mit angemessenem Datenschutz (Anhang 1 DSV); USA (möglicher Zugriff): Standardvertragsklauseln (SCC) im Data Processing Addendum von Supabase
Vercel Inc., San Francisco (USA)	Hosting der Website und der Server-Funktionen. Technische Zugriffsdaten, Server-Logs; Daten nach Ziff. 5 und 7 während der Verarbeitung einer Anfrage	Server-Funktionen: Deutschland (EU, «fra1»); statische Inhalte über ein weltweites CDN; Zugriff durch Vercel Inc. aus den USA möglich	Deutschland: Angemessenheit gemäss Anhang 1 DSV; USA: Standardvertragsklauseln (SCC) im Data Processing Addendum von Vercel
Resend (Plus Five Five, Inc., San Francisco, USA)	Versand der Login- und Einladungs-Mails sowie der E-Mails zum Vertrag an Personen mit der Rolle «Inhaber» (Verfügbarkeit des Abonnements, Erinnerung vor Ende der Testphase, Preis- und AGB-Änderungen) mit der Absenderadresse noreply@klardok.ch. E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Name und Firma, Inhalt und Metadaten der E-Mails; keine Einträge zum Arbeitsort. Öffnungs- und Klick-Tracking ist ausgeschaltet	Versand über die Region Irland (EU, AWS eu-west-1); Zugriff durch Resend aus den USA möglich	Irland: Angemessenheit gemäss Anhang 1 DSV; USA: Standardvertragsklauseln (SCC) im Data Processing Addendum von Resend
Microsoft 365, bezogen über GoDaddy	Postfach info@klardok.ch: Empfang, Speicherung und Versand unserer E-Mail-Korrespondenz, einschliesslich Antworten auf E-Mails der KlarDok App. Inhalt und Metadaten der E-Mails	gemäss Datenregion des Microsoft-365-Kontos, Zugriff aus den USA möglich	EU: Angemessenheit gemäss Anhang 1 DSV; USA und andere Staaten: Standardvertragsklauseln (SCC) im Data Protection Addendum von Microsoft
Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin (Irland), mit Stripe, Inc. (USA)	Zahlungsabwicklung, Betrugsprävention, Versand von Belegen und Rechnungen, erst ab Wahl eines kostenpflichtigen Abonnements (App oder Modul; auch schon während der Testphase möglich); Konto geführt von Rosana Cristina Leitner für KlarDok Silva; weitgehend eigener Verantwortlicher. Daten nach Ziff. 6	Irland (EU) und USA	Irland: Angemessenheit gemäss Anhang 1 DSV; USA: Standardvertragsklauseln (SCC) im Data Processing Agreement von Stripe

Die Länder der EU/des EWR gelten nach Anhang 1 DSV als Staaten mit angemessenem Datenschutz; für die Schweiz besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Für die USA stützen wir uns auf Standardvertragsklauseln (SCC). Daten können an Behörden bekanntgegeben werden, wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind.

10. Rechtsgrundlagen (DSGVO)

Soweit die DSGVO auf unsere eigene Bearbeitung (Ziff. 4 bis 6 und 8) anwendbar ist: Vertragserfüllung und vorvertragliche Massnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), rechtliche Verpflichtungen (lit. c, Aufbewahrungspflichten) und berechtigte Interessen (lit. f, sicherer Betrieb, Missbrauchsschutz, Beantwortung von Anfragen). Für die Daten der Mitarbeitenden (Ziff. 7) legt der Arbeitgeber die Rechtsgrundlage fest.

11. Aufbewahrung

• Kundenkonto: für die Dauer des Vertrags; nach Vertragsende noch 30 Tage, danach Löschung. Solange wir kein kostenpflichtiges Abonnement anbieten, verlängert sich die kostenlose Testphase; bis dahin wird nichts pausiert oder gelöscht. Sobald das Abonnement verfügbar ist, endet die Testphase frühestens 30 Tage nach unserer Mitteilung an die Personen mit der Rolle «Inhaber». Endet sie ohne kostenpflichtiges Abonnement, wird das Kundenkonto pausiert und 30 Tage nach Ende der Testphase gelöscht, sofern bis dahin kein Abonnement abgeschlossen wird.
• Daten der Mitarbeitenden: bis der Arbeitgeber sie löscht, spätestens 30 Tage nach Vertragsende bzw. nach Ende der Testphase ohne Abonnement (Frist für den Export als CSV oder JSON), danach Löschung.
• Protokoll: so lange wie der zugehörige Eintrag bzw. die zugehörige Person; Einträge zum Kundenkonto bis zu dessen Löschung.
• Nachweise der Mitteilungen zum Vertrag (vollständiger Text, Zeitpunkt, Empfänger, Message-ID; Verfügbarkeit des Abonnements, Erinnerung vor Ende der Testphase, Preis- und AGB-Änderungen): als geschäftsrelevante Korrespondenz 10 Jahre ab Versand, auch über die Löschung des Kundenkontos hinaus (Verjährungsfrist nach Art. 127 OR). Bei Resend selbst werden die versendeten E-Mails nur kurzfristig gespeichert und spätestens 90 Tage nach Ende unseres Vertrags mit Resend gelöscht.
• Zähler für Anmeldeversuche: ein Tag.
• Datensicherungen: werden spätestens nach 30 Tagen überschrieben.
• Anmelde-Links: 15 Minuten; Einladungslinks: 72 Stunden; Sitzungen: gemäss Ziff. 5.
• Technische Zugriffsdaten (Hosting): kurzfristig, nur solange für Betrieb und Sicherheit nötig.
• E-Mail-Korrespondenz: solange für die Bearbeitung nötig; geschäftsrelevante Korrespondenz bis zu 10 Jahre.
• Bestell-, Zahlungs- und Buchhaltungsdaten: 10 Jahre (Art. 958f OR).

12. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts insbesondere das Recht auf Auskunft (Art. 25 DSG, Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 32 DSG, Art. 16 DSGVO), Löschung, Einschränkung, Widerspruch und Datenherausgabe bzw. -übertragung (Art. 28 DSG, Art. 20 DSGVO).

Richten Sie Ihr Gesuch an info@klardok.ch; wir können einen Identitätsnachweis verlangen. Betrifft Ihr Gesuch Ihre Einträge als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter, ist Ihr Arbeitgeber zuständig; wir leiten Ihr Gesuch weiter. Eigene Einträge können Sie jederzeit selbst korrigieren.

Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, in der Schweiz beim EDÖB (www.edoeb.admin.ch), in Liechtenstein bei der Datenschutzstelle (www.datenschutzstelle.li), in Österreich bei der Datenschutzbehörde (www.dsb.gv.at) bzw. in Ihrem Aufenthalts- oder Arbeitsstaat.

Wir treffen keine automatisierten Einzelentscheidungen (Art. 21 DSG, Art. 22 DSGVO). Die Ampel ist eine Berechnung auf Basis der eigenen Einträge und keine Entscheidung über eine Person.

13. Datensicherheit

Übertragung ausschliesslich verschlüsselt (HTTPS/TLS); gespeicherte Daten sind beim Datenbankanbieter verschlüsselt. Die Daten jedes Kunden sind von denjenigen anderer Kunden getrennt; jede Anfrage wird serverseitig dem angemeldeten Kunden zugeordnet. Administrativer Zugang zu unseren Systemen ist mit Zwei-Faktor-Authentifizierung geschützt.

14. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Datenbearbeitungen ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung. Siehe auch die AGB für die KlarDok App.