Ergänzung der Datenschutzerklärung: Modul «Stellenmeldepflicht-Wächter»

Diese Ergänzung gilt zusätzlich zur Datenschutzerklärung der KlarDok App (Version DSE-App 2026-10-11c). Verantwortliche, Kontakt (info@klardok.ch), Ihre Rechte, Datensicherheit und Beschwerdemöglichkeiten richten sich nach der Datenschutzerklärung der KlarDok App.

Das Modul nutzen nur Personen mit der Rolle «Inhaber» oder «Admin» beim Kunden; Mitarbeitende haben keinen Zugriff.

1. Welche Daten das Modul speichert

Kategorie	Inhalt	Personendaten?	Rolle von KlarDok
Stellendaten	Stellentitel, Inseratstext (bis 10 000 Zeichen), Arbeitsort (Kanton, PLZ, Ort), Pensum (von–bis in %), Stellenantritt, befristet bis, kurzer Einsatz ja/nein, Personalverleih ja/nein, Einsatzbetrieb (Name, PLZ, Ort), optional AVAM-Berufscode und Job-Room-Stellennummer	grundsätzlich nein; Titel und Inseratstext sind Freitext und können Personendaten enthalten, wenn der Kunde solche einträgt	Auftragsbearbeiterin des Kunden
Einschätzung	Vorschlag des Moduls (mögliche Berufsarten mit Code, Einschätzung ja/nein/unsicher), Jahr der verwendeten Liste, bestätigte Einordnung (meldepflichtig/nicht meldepflichtig), CH-ISCO-19-Code und Berufsart, gewählte Ausnahmen (nur als Schlüssel: interne Besetzung, bis 14 Tage, Angehörige; keine Namen), Meldeart (manuell), Datum der Aufschaltung in Job-Room, Ende der Sperrfrist laut RAV/Job-Room, «Rückmeldung an RAV erledigt» ja/nein mit Datum	nein (siehe Hinweis zur Ausnahme «Angehörige» in Ziff. 1a)	Auftragsbearbeiterin des Kunden
Bestätigungen	wer (Benutzerkennung) wann erfasst, eingeordnet, Ausnahmen bestätigt und die Meldung bestätigt hat	ja (Benutzerkennung der Person beim Kunden)	Auftragsbearbeiterin des Kunden
Moduleinstellungen	Firmentyp (Arbeitgeber/Personalverleiher, Selbstdeklaration), Annahme der Zusatzbedingungen (Zeitpunkt, Person, Version), Aktivierung, Ende der Testphase, Versand der Erinnerungen, Plan und Abostatus (derzeit nicht genutzt), Ende des Moduls	ja, soweit die annehmende Person gespeichert wird	Annahme der Zusatzbedingungen, Testphase, Abo: eigene Bearbeitung von KlarDok (Vertrag); Firmentyp: Auftragsbearbeitung
Protokoll	pro Ereignis: Zeitpunkt, Benutzerkennung und E-Mail-Adresse der handelnden Person (bei automatischen Vorgängen Systemadresse), Ereignis, Stellentitel bzw. Betreff, alter und neuer Wert. Ereignisse: Modul aktiviert/beendet, Stelle erfasst, Einordnung bestätigt, Ausnahme bestätigt, Meldung bestätigt, Rückmeldung an RAV, Stelle gelöscht, Firmentyp geändert, Export der Moduldaten, Erinnerung vor Ende der Testphase bzw. vor Verlängerung versandt	ja (Benutzerkennung, E-Mail-Adresse)	Auftragsbearbeiterin des Kunden; Einträge zu Erinnerungs-Mails: eigene Bearbeitung von KlarDok
Benutzerkonten	wie in der Datenschutzerklärung der KlarDok App	ja	wie dort
Mitteilungen zum Vertrag	Erinnerung vor Ende der Testphase und vor Verlängerung des Jahresplans sowie Mitteilung vor automatischer Löschung eines pausierten Kontos an Personen mit der Rolle «Inhaber», versandt über Resend; gespeichert werden Empfänger, Betreff und Text als Nachweis	ja	eigene Bearbeitung von KlarDok, wie bei der KlarDok App

1a. Hinweise

• Freitext. Stellentitel und Inseratstext werden so gespeichert, wie der Kunde sie eingibt. Jedes Freitextfeld zeigt den Hinweis, keine Daten von Bewerbenden einzutragen. Enthält ein eingefügtes Inserat Namen oder Kontaktdaten (z. B. einer Ansprechperson), werden auch diese gespeichert.
• Ausnahme «Angehörige». Gespeichert wird nur der Schlüssel, kein Name. Zusammen mit Stellentitel und Stellenantritt kann beim Kunden aber erkennbar sein, dass eine bestimmte neu angestellte Person mit einer zeichnungsberechtigten Person verwandt ist.
• Entfernte Personen. Wird eine Person aus dem Kundenkonto entfernt, bleiben die Stellen erhalten (die Verknüpfung mit der Person wird geleert); ihre E-Mail-Adresse bleibt im Protokoll als Nachweis.

2. Was das Modul nicht speichert

• Keine Daten von Kandidatinnen und Kandidaten, die das RAV übermittelt: keine Dossiers, Namen, Lebensläufe, Uploads oder Rückmeldungen zu einzelnen Personen. Gespeichert wird nur «Rückmeldung an RAV erledigt» ja/nein mit Datum. Die Schnittstelle des Moduls weist zusätzliche Felder ab.
• Keine Kontaktdaten aus der Inserat-Vorschau: Anrede, Vor- und Nachname, Telefon und E-Mail der Kontaktperson, Bewerbungs-E-Mail sowie PLZ und Ort der Firma werden nur für die Anzeige des vorausgefüllten Inserats verarbeitet und weder in der Datenbank noch im Protokoll gespeichert.
• Vorschau ohne Speichern: Bei einer Prüfung ohne Speichern werden Titel und Inseratstext nur für den Vorschlag verarbeitet.
• Die Bestätigungs-Häkchen werden nicht als eigenes Feld gespeichert, sondern als Person und Zeitpunkt der Bestätigung mit Protokolleintrag.

Keine automatisierte Einzelentscheidung. Der Vorschlag betrifft eine Stelle, nicht eine Person, und wird erst mit Bestätigung durch eine Person des Kunden wirksam (Art. 21 DSG, Art. 22 DSGVO).

Keine Übermittlung an Behörden durch KlarDok. KlarDok übermittelt keine Daten an das RAV, das SECO oder Job-Room; der Kunde meldet selbst. Eine direkte Anbindung an die Job-Room-Schnittstelle ist nicht aktiv und würde vorgängig hier ergänzt.

3. Zwecke

Vorschlag einer Berufsart und Einschätzung der Meldepflicht; Vorbereitung des Inserats für die Meldung durch den Kunden; Berechnung und Anzeige der Sperrfrist; Nachweis des Kunden, wer welche Einschätzung bestätigt hat (Protokoll); Mitteilungen zum Vertrag; Betrieb, Sicherheit und Support. Die Liste der meldepflichtigen Berufsarten ist eine öffentliche amtliche Liste ohne Personendaten.

4. Rechtsgrundlagen (DSGVO, soweit anwendbar)

Für Daten, die KlarDok im Auftrag des Kunden bearbeitet, ist der Kunde verantwortlich. Für Benutzerkonten und Mitteilungen zum Vertrag gilt Ziff. 10 der Datenschutzerklärung der KlarDok App (Vertragserfüllung, berechtigtes Interesse).

5. Empfänger und Bekanntgabe ins Ausland

Dieselben Dienstleister wie für die KlarDok App, ohne zusätzliche Empfänger: Supabase (Datenbank, Irland, AWS eu-west-1), Vercel (Hosting, Server-Funktionen in Frankfurt, «fra1»; auch die Inserat-Vorschau wird dort verarbeitet, ohne Speicherung), Resend (Versand der Mitteilungen zum Vertrag über noreply@klardok.ch, Irland; kein Öffnungs- und Klick-Tracking), Microsoft 365 (E-Mail-Korrespondenz über info@klardok.ch). Bei Supabase, Vercel und Resend ist ein Zugriff aus den USA möglich; Grundlage sind Standardvertragsklauseln, wie in der Datenschutzerklärung der KlarDok App beschrieben.

Zahlung (Stripe). Wählt eine Person mit der Rolle «Inhaber» einen kostenpflichtigen Plan des Moduls, gilt Ziff. 6 der Datenschutzerklärung der KlarDok App: Stripe erhält Firmennamen, E-Mail-Adresse der abschliessenden Person, interne Kundennummer und gewählten Plan, aber keine Stellen-, Protokoll- oder Kandidatendaten. Das Stripe-Konto führt Rosana Cristina Leitner als gesetzliche Vertreterin des Inhabers für KlarDok Silva.

6. Aufbewahrung und Löschung

Die Moduldaten (Stellen, Einschätzungen, Bestätigungen, Moduleinstellungen und Protokolleinträge des Moduls) sind Nachweise des Kunden, nicht von KlarDok.

• Während des Moduls und 3 Jahre nach dessen Ende, danach automatische Löschung; die Moduleinstellungen werden dabei zurückgesetzt. Zweck: Nachweis des Kunden gegenüber den kantonalen Kontrollbehörden; Verletzungen der Stellenmeldepflicht sind Übertretungen, deren Strafverfolgung in 3 Jahren verjährt (Art. 117a AIG, Art. 109 StGB). Die Protokolleinträge des Moduls sind von der allgemeinen Löschfrist des App-Protokolls ausgenommen. Diese Aufbewahrung gilt nur, solange das Kundenkonto besteht. Der Kunde kann einzelne Stellen jederzeit löschen. Personen mit der Rolle «Inhaber» oder «Admin» können die Moduldaten jederzeit als JSON-Datei (maschinenlesbar) exportieren, auch bei pausiertem Konto; jeder Export wird protokolliert.
• Löscht der Kunde sein ganzes Kundenkonto, werden die Moduldaten sofort mitgelöscht. Vorher erscheint ein deutlicher Hinweis mit der Empfehlung, die Daten zu exportieren, und einem Export-Angebot; der Export ist freiwillig.
• Wird ein pausiertes Kundenkonto automatisch gelöscht, informieren wir die Personen mit der Rolle «Inhaber» mindestens 30 Tage vorher per E-Mail mit demselben Hinweis und einem Link zum Export. Ohne diese Mitteilung wird ein Konto mit Moduldaten nicht automatisch gelöscht.
• Mitteilungen zum Vertrag (Erinnerungen vor Ende der Testphase und vor Verlängerung, Mitteilung über Preisänderung nach Ziff. 6.4 der Zusatzbedingungen, Mitteilung bei fehlgeschlagener Zahlung, Mitteilung vor automatischer Löschung eines pausierten Kontos, jeweils vollständig gespeichert): Nachweis mit Empfänger, Betreff und Text 10 Jahre ab Versand, wie bei der KlarDok App (eigene Bearbeitung von KlarDok, Art. 127 OR). Bei Resend nur kurzfristig, spätestens 90 Tage nach Ende unseres Vertrags mit Resend gelöscht.
• Datensicherungen werden spätestens nach 30 Tagen überschrieben.